Konu :
Madde 1- Kitaplıkların kurulması, korunması, yönetimi ve yararlanılması esasları bu talimatla düzenlenmiştir.
Kuruluş :
Madde 2- Türkiye Noterler Birliği Kitaplıkları şunlardır:
- a) Birlik Merkez Kitaplığı
- b) Noter Odaları Kitaplığı
Kitaplığı Girecek Yayınlar :
Madde 3- Türkiye Noterler Birliği Kitaplığına alınacak yayınlar Divan tarafından kararlaştırılır ve bağışlar da Başkan tarafından kabul edilir.
Odalara ait kitaplıklara alınacak yayınlar Oda Yönetim Kurulunca kararlaştırılır. Bağışlar Birlik Başkanlığının vereceği yetkiye dayanılarak Oda Başkanlığınca kabul edilir.
İKİNCİ KISIM
Türkiye Noterler Birliği ve Noter Odaları Kitaplıkları Yönetimi :
Madde 4- Türkiye Noterler Birliği Kitaplığa Birlik Merkezinde Başkanlık Divanı, Odalarda Oda Yönetim Kurulunun gözetim ve denetimi altında bulunur. Başkanlık Divanı görevinin tamamını veya bir kısmını kuracağı bir komiteye devredebilir.
Kuruluş ve Görevi :
Madde 5- Birlik Merkezi ile her Oda Merkezinde birer kitaplık kurulur.
Başkanlık Divanı veya komite ve Oda Yönetim Kurulunun kitaplıklar hakkındaki kararlarını ve kitaplıkları merkezde Genel Sekreter, Odalarda Oda Başkanı yürütür.
Madde 6- Birlik Merkezi Kitaplığı için kitaplıktan sorumlu olacak yeteri kadar memur görevlendirilir.
Odalarda, Oda Yönetim Kurulunun görevlendireceği bir üye veya Oda personelinden birisi bu görevi yerine getirir.
Kitaplık Yöneticilerinin Görevleri :
Madde 7- Kitaplık yöneticilerinin görevleri şunlardır;
- Kitaplıkların düzenlenmesini sağlamak ve kitaplık memurlarını denetlemek,
- Kitaplık defterinin ve fişlerinin tutulmasını temin etmek,
- Noterlerin kitaplıklardan istifadeleri hakkında kararlar almak,
- Her ne suretle olursa olsun zayi olan kitapların bedellerini ödettirmek,
- Kitaplık ile ilgili yazı işlerini yürütmek,
- Kitaplığa alınan kitapların kayıt vesair işlerin tutulmasını temin etmek,
- Türkiye Noterler Birliğine verilmek üzere değişikliklere ait liste vermek,
- Türkiye Noterler Birliğinin kitaplıkla ilgili emirlerini ve bu yönetmelik hükümlerini yerine getirmek,
- Kitaplık yerini tespit etmek.
Personelin Görevleri :
Madde 8- Kitaplık personelinin görevleri şunlardır:
- Kitaplıkta yayınları ve diğer demirbaşları muhafaza etmek,
- Kitaplık defterini ve fişlerini tutmak, değişiklikleri ilgili makamlara bildirmek,
- Çalışma saatleri içinde yayınları Oda mensuplarının istifadesine sunmak,
- Kitaplığı devir ve teslim almak ve ayrılışında devretmek ödettirilecek halleri merkezde Divan ve Odalarda Yönetim Kuruluna haber vermek,
- Verilecek diğer görevleri yapmak.
Kayıt ve Tasnif :
Madde 9- Kitaplığa konulacak yayınları imza ile alıp kaydetmek, kayıtlar sıra numarası, yayının adı, yazarının adı, basıldığı yer ve tarih, sahife, cilt sayısı, geliş günü, demirbaş değeri, elde ediliş şekli, kitaplık defterine yazılır.
Kitaplık defteri sıra numaralı olur. Sahifeler Birlik veya Oda mühürü ile mühürlenir. Baş ve son sahife ye kaç sahifeden ibaret olduğu yazılır. Başkan tarafından imzalanır.
Her yayın için iki ayrı fiş düzenlenir. Birincisi (yazar fişi) olup yazarın soyadı ile başlamak üzere, yayının adı, basıldığı yer ve tarihi gösterilir. (Örnek: 2)
İkinci fiş konuya aittir. Sıra ile konu, yazının adı, yazarın adı, basıldığı yar ve tarih yazılır. (Örnek: 3)
Günlük ve aylık yayınlar için fiş usulü uygulanmaz.
Kitaplık defterine Resmi Gazete gibi günlük yayınlar, aylık olarak toptan işlenir. Bunlar hakkında ayrıca fiş doldurulmaz.
Yayınların Ayıklanması :
Madde 10- Oda kitaplıklarında değerini yitirmiş yayınlar, her 5 yılda bir Oda Yönetim Kurulanca ayıklanır. Ayıklanan yayınların listesi Birlik Merkez Kitaplığına gönderilir. Divanın alacağı karar göre Birlik Merkezine mal edilir veya imha olunur.
Merkez kitaplığına mal edilen kitaplar için ayrı bir defter tutulur.
Kayıttan Düşme :
Madde 11- Ayıklama, kaybolma ve benzeri hallerde kitaplar, ilgili merciler kararı ile kayıttan düşürülür ve sorumlular varsa kararda gösterilir.
Kitaplık Yeri :
Madde 12- Kitaplık yeri, Birlik veya Noter Odasının en emin ve elverişli yerinde bulundurulur. Bu yeri ilgili merciler tespit eder.
Faydalanma Şekil ve Şartları :
Madde 13- Birlik mensupları kitaplıklardaki her türlü yayından faydalanabilirler.
Kitaplık yerinden çıkarılan yayın, en çok bir ay içinde geri verilir. Başka isteklisi olmazsa süre bir defa bir ay daha uzatılabilir.
Kitaplıktan Çıkarılamayacak Yayınlar :
Madde 14- Aşağıdaki yayınlar kitaplıktan çıkarılamaz:
Yayınların Kitaplıktan Çıkarılmasına İzin Verilmesi :
Madde 15- Kitaplıktan dışarıya verilmeyen yayınlar, mahkeme, daire ve kurullardaki çalışmalar sırasında faydalanılmak üzere işi bittiğinde derhal verilmek şartı ile istek kağıdı karşılığında meslek mensuplarına verilir.
Ayrıca istek halinde, bina dışına çıkarılmamak şartı ile 14. maddedeki kitapların bina içinde kullanılmasına izin verilebilir.
İstek Kağıdı :
Madde 16- Kitaplık dışında faydalanmada 2 nüsha istek kağıdı doldurulur. Bir nüshası imzalanarak saklanır. İmzasız nüsha yayının yerine konur. Yayın geri gelince imzalı istek kağıdı geri verilir. İmzasız nüshası saklanır. Yayın kitaplık mıntıkası içinde başka bir mahalden istenilmesi halinde istekte bulunan birinci fıkra uyarınca dolduracağı iki nüsha istek kağıdını kitaplık memuruna gönderir. Kitaplık memuru birinci fıkra gereğince işlem yapar ve yayını taahhütlü olarak istekte bulunana gönderir. PTT makbuzunu imzalı istek kağıdına ekler.
İstenilen yayın kitaplıkta yok ise, kitaplık memuru istek kağıdını, en geç bir hafta içinde geri yollar.
Bu şekilde alınan kitaplar taahhütlü olarak iade edilir.
İstek Kağıdında Bulunacaklar Hususlar :
Madde 17- İstek kağıdında, emanet verilecek yayının ve yazarın adı ile hangi tarihte geri verileceği istekli tarafından açıkça yazılır. Ayrıca bu kağıda demirbaş numarası, demirbaş değeri, çıkış tarihi ilgili memurca ilave olunur.
Bu istek kağıdında, ayrıca yayını alanın yönetmelik hükümlerini bildiğine ve hükümlere uymadığı, belirli günde çalışma saati sonuna kadar yayını geri vermediği veya herhangi bir zarara uğrattığı takdirde demirbaşın aynını, bulmadığı takdirde bedelinin beş mislini bir ay içinde ve bir defada hiç bir itiraz hakkı olmaksızın ödeyeceğini kabul ettiğine dair kayıt bulunur.
Yayınların Gününde Getirilmemesi Halinde Yapılacak İşlem :
Madde 18- Kitaplık dışında faydalanılan bir yayının gününde geri getirilmemesi halinde kitaplık memuru durumu ilgili merci'e derhal yazı ile bildirir. İlgili merci'in yazılı bildirisine rağmen, yayın on gün içinde iade edilmediği takdirde, tanzim ettirilmek üzere evrakı Türkiye Noterler Birliğine yollar.
Okuyucuların Yayınları Koruması :
Madde 19- Yayınlardan faydalananların, bunları tam bir dikkat ve itina ile her türlü hasar ve zarardan korumaları, aldıkları zamandaki hali ile ve vaktinde geri vermeleri şarttır.
Yayınların üzerine yazı yazmak, çizgi çizmek, sabit işaretler koymak, iz bırakmak, sahifeleri hırpalamak, yırtmak ve benzeri davranışlarda bulunmaktan kaçınılır.
Kitaplık yeri dışındaki faydalanmalarda istek kağıdında aksine bir açıklama olmadıkça, kitaplık yerindeki faydalanmalarda okuyucu kitaplık memuruna aksini bildirmedikçe, yayın her türlü eksiklikten salim olarak tam ve mükemmel bir şekilde teslim edilmiş sayılır.
Birinci ve ikinci fıkralardaki esaslara uyulmaması halinde yayın, geri verilmemiş addolunur ve ona göre işlem yapılır.
Ayrılmalarda Uygulanacak İşlemler :
Madde 20- Meslekten ilişiği kesilen Noterler kitaplıktan almış oldukları yayınları derhal geri verirler.
Kuruluş Dışındakilerin Faydalanması :
Madde 21- Birlik mensubu dışında kitaplıktan istifade etmek isteyenler merkezde Divan ve Odalarda ve Oda Başkanının izni ile ve yalnız kitaplık yerinde olmak kaydı ile faydalanabilirler.
Kitap Listeleri :
Madde 25- Her Oda kitaplığının fihrist listesi Birlik Merkezinde ve her Odada; Merkez Kitaplığının fihrist listesi de her Odada bulunur.
Odalardan Birliğe gelecek fihrist listeleri Oda kitaplıklarının isimleri belirtilmek suretiyle Birlik kitaplık fihristiyle birleştirilerek düzenlenecek genel liste Odalara gönderilir.
Kitaplıkların Denetlenmesi :
Madde 26- Kitaplıklar, Başkanlık Divanınca kararlaştırılacağı şekil ve zamanlarda görevlendirilecek görevlilerce denettirilir.
Oda merkezinde Oda Başkanları da diledikleri zamanlarda kendi Odalarındaki kitaplıkları denetletirler.
Denetilecek Hususlar :
Madde 27-
Sorumluluk :
Madde 28- Kitaplıkların düzenli bir şekilde yürütülmesine kitaplık memurları birinci derecede sorumludurlar.
Geçici Madde- Merkezde Divan veya görevlendireceği komisyon; Odalarda Oda Yönetim Kurulları, bu yönetmeliğin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren en geç bir ay içinde toplanarak kitaplık yerini tespit ve merkez ve Odalarda halen mevcut olan yayınların sayımını yapar ve bir listesini düzenlerler. Yayınların bu listeye göre ve bu yönetmelik hükümlerine uygun şekilde kitaplık defterine kaydını ve kitaplığa intikalini sağlarlar.
Yukarıdaki fıkra uyarınca düzenlenecek listenin bir örneği (yayınlar yeniden kayıt ve kitaplığa intikal ettirilmiştir.) şerhe ve tasdiki ile birlikte tek kitaplık listesi ve toplu katalog düzenlemek üzere Türkiye Noterler Birliğine gönderilir.
Yürütülecek Makam :
Madde 29- Bu yönetmelik hükümlerini Türkiye Noterler Birliği Yönetim Kurulu yürütür.
Madde 30- Bu talimat 1 Mart 1975 tarihinde yürürlüğe girer.
